Success Stories

Wie ein IT-Dienstleister aus seinem Managed Service ein eigenes Produkt gemacht hat

Schulungsvideos waren der Anfang. Heute laufen Projektvorlagen, DataFlows, Auswertungen und Datenschutz-Dokumentation über dieselbe Plattform – entwickelt mit SaaSBuddy in wenigen Monaten.

niedling-partner.de

Niedling & Partner GmbH erzählt

Die Ausgangslage

Niedling & Partner ist DATEV Solution Partner mit Sitz in Euskirchen und betreut über 300 Steuerkanzleien – ein Kundenstamm, der über die Jahre gewachsen ist. Das mittlerweile 35-köpfige Team versteht den Alltag dieser Kanzleien, weil es ihn täglich mit ihnen begleitet.

Ende 2025 zeichnete sich ab, dass der nächste Schritt nicht mehr im klassischen IT-Dienstleister-Geschäft liegen würde, sondern im Managed Service. Statt einzelne IT-Themen projektweise zu lösen, sollte ein eigenes, dauerhaftes Service-Angebot entstehen – mit wiederkehrenden Einnahmen, klaren Standards und einem zentralen Zugang für die Kanzlei-Mitarbeiter.

Dafür brauchte es eine eigene Plattform. Eine, auf der das Managed-Service-Angebot sichtbar wird, in der Kanzleien Inhalte abrufen und in der Niedling & Partner zentral steuert, was wann an wen ausgeliefert wird.

Die Herausforderung

Niedling & Partner wusste, wohin die Reise gehen sollte – nur nicht, womit. Ein eigenes Entwicklungsteam gab es nicht, das nötige technische Know-how für eine Plattform-Eigenentwicklung auch nicht. Trotzdem musste etwas her, mit dem das Managed-Service-Angebot zu den bestehenden Kunden gebracht werden konnte.

Die erste Lösung war pragmatisch: alles wurde auf SharePoint aufgesetzt. Schulungsinhalte, Dokumente, Strukturen für die Kanzleien – was vorhanden war, wurde verwendet. SharePoint war schnell verfügbar, lief in der bestehenden Microsoft-Umgebung und brauchte keine zusätzliche Entwicklung.

Im Alltag zeigte sich aber schnell, wo die Grenzen lagen. SharePoint ist ein Dokumenten- und Kollaborationswerkzeug, kein Produkt-Frontend für Endkunden. Eine saubere Mandantentrennung pro Kanzlei, individuelle Berechtigungen, automatisierte Workflows, eine eigene Marke gegenüber den Kanzlei-Mitarbeitern – all das war auf dieser Basis nur mit erheblichem Aufwand und ohne dauerhafte Stabilität abbildbar.

Klar war: Für ein echtes Managed-Service-Produkt brauchte es eine eigene Plattform. Klar war aber auch: Sie selbst bauen konnte Niedling & Partner nicht.

„Wir hatten bewusst entschieden, kein eigenes Entwicklungsteam aufzubauen. Mit SaaSBuddy haben wir trotzdem eine Plattform bekommen, die genau zu unserer Arbeitsweise passt – und unter unserer Marke läuft. Das hätten wir mit klassischen Standardtools nie hingekriegt."

Joachim Kontny Geschäftsführer

Die Lösung

Niedling & Partner setzte gemeinsam mit dem SaaSBuddy-Team eine eigene Plattform unter dem Branding der Firma auf. Was vorher in SharePoint behelfsmäßig zusammengehalten wurde, bekam jetzt ein eigenes Zuhause:

Jede Kanzlei wird in der Kundenverwaltung als eigener Mandant geführt – mit getrennten Benutzern, eigenen Berechtigungen und individuell freigeschalteten Apps
Kalender-Sync zwischen Niedling-Beratern und Kanzlei-Ansprechpartnern, ohne Outlook zu verlassen
Datenschutzfolgeabschätzung als eigene App – pro Kanzlei dokumentiert, prüfbar, nachvollziehbar
Projektvorlagen für wiederkehrende Aufgaben, die in jeder Kanzlei gleich ablaufen
Monitoring der eigenen Infrastruktur direkt in der Plattform, statt in einem separaten Tool
DataFlow verbindet n8n-Workflows mit Auswertungs-Templates – Daten kommen rein, Reports kommen raus
Favoriten-App zur zentralen Steuerung, welche Links und Tools Kanzlei-Mitarbeiter angepinnt sehen
Videokurse, die Niedling auf Basis seines Kunden-Know-hows selbst kuratiert und ausspielt

Niedling & Partner konnte sich auf das konzentrieren, was sie können: ihre Kanzlei-Kunden verstehen. Den Rest – Architektur, Entwicklung, Sicherheit, Hosting – übernahm SaaSBuddy.

„Was mich überrascht hat: Wir mussten kein fertiges Lastenheft liefern. Das SaaSBuddy-Team hat zugehört, mitgedacht und Vorschläge gemacht, an die wir selbst gar nicht gedacht hatten. Am Ende war die Plattform genau so, wie wir sie für unseren Alltag brauchen – nicht so, wie wir sie ursprünglich beschrieben hatten."

Ramona Golombiewski DATEV-Consultant, Social Media Management

Das Ergebnis

Was als Ablösung einer SharePoint-Übergangslösung begann, wurde innerhalb weniger Monate zum neuen Kern des Managed-Service-Angebots von Niedling & Partner.

150+ aktive Nutzer in den betreuten Kanzleien arbeiten heute auf der Plattform
Fünfstellige monatliche Einnahmen aus dem Managed-Service-Modell – eine neue Einkommensquelle, die ohne Plattform nicht existieren würde
User-Onboarding in Sekunden statt in Tagen – Kanzlei-Mitarbeiter sind sofort startklar, ohne manuelle Anlage und ohne Schulungsaufwand auf Niedling-Seite
Vier zusätzliche Anwendungen wurden im Projektverlauf umgesetzt, die ursprünglich nicht im Standard-Umfang von SaaSBuddy enthalten waren – ein Beleg dafür, dass die Plattform mitwächst, statt Niedling in eine vorgefertigte Lösung zu zwingen
Höhere Kundenbindung: Die Kanzleien sind nicht mehr nur IT-Kunden, sondern Nutzer einer Service-Plattform, die täglich Mehrwert liefert

Das Unternehmen

Branche: Managed Service Provider für Steuerkanzleien (DATEV Solution Partner)

Unternehmensgröße: 35+ Mitarbeiter

Standort: Euskirchen

Lösungen

Kundenverwaltung Jede der über 300 betreuten Kanzleien ist als eigener Mandant angelegt. Ansprechpartner, Verträge, Speicherkontingente und freigegebene Apps werden zentral gepflegt – sichtbar für das gesamte Niedling-Team, nicht nur für einzelne Mitarbeiter.

Datenschutzfolgeabschätzung Jede Kanzlei kann ihre Datenschutzfolgeabschätzung in einer eigenen App dokumentieren – strukturiert, prüfbar und mit klarer Versionierung. Niedling unterstützt seine Kanzlei-Kunden damit bei einem Pflichtthema, das ohne Plattform meist in Word-Vorlagen versandet.

Projektvorlagen Wiederkehrende Aufgaben, die in jeder Kanzlei gleich ablaufen, sind als Vorlagen hinterlegt. Niedling rollt sie per Klick aus, statt Projekte in jeder Kanzlei neu aufzusetzen.

Monitoring Die Niedling-eigene Infrastruktur wird direkt in der Plattform überwacht – Statuswerte, Ausfälle und Auslastung sichtbar für das Team, ohne ein separates Monitoring-Tool aufzurufen.

DataFlow Eine Brücke zwischen n8n-Automatisierungen und vordefinierten Auswertungs-Templates. Daten aus verschiedenen Quellen werden über n8n eingesammelt, in der Plattform aufbereitet und als Report zurück an die Kanzlei oder das Niedling-Team ausgespielt.

Favoriten-App Eine zentrale Steuerung dafür, welche Links, Tools und externen Anwendungen Kanzlei-Mitarbeiter angepinnt sehen. Niedling kuratiert die Auswahl, die Kanzlei-Anwender finden sofort, was sie brauchen.

Videokurse Schulungsinhalte werden auf Basis des Kunden-Know-hows von Niedling kuratiert und ausgespielt. Kanzlei-Mitarbeiter sehen ihren individuellen Fortschritt, Niedling sieht zentral, welche Schulungen offen sind.

Kalender-Sync Termine zwischen Niedling-Beratern und Kanzlei-Ansprechpartnern werden direkt im System geplant und synchronisieren sich mit den Outlook-Kalendern auf beiden Seiten.

Form Builder Vollmachten, Onboarding-Strecken und interne Erhebungsbögen werden über den Drag-and-Drop-Editor erstellt – ohne Entwicklungsaufwand. Bestandteil der SaaSBuddy-Plattform, sofort einsatzbereit.

PDF-Tools Aus ausgefüllten Formularen und Vorgängen entstehen automatisch signierte PDFs, die direkt in der Kanzlei-Akte landen. Ebenfalls Standard der Plattform, ohne zusätzliche Entwicklung verfügbar.

Schlüssel-Integrationen

Die SaaSBuddy-Plattform ersetzt nicht die bestehende IT-Infrastruktur von Niedling & Partner, sondern integriert sich nahtlos in das, was schon da war. Zwei Integrationen sind im Tagesbetrieb besonders relevant – sie sind der Grund, warum sich die Plattform nicht wie ein zusätzliches Tool anfühlt, sondern wie eine natürliche Erweiterung der bestehenden Arbeitsumgebung.

Microsoft 365 / Entra ID

Mitarbeiter und Kanzlei-Anwender melden sich mit ihrem bestehenden Microsoft-Konto an. Keine zusätzlichen Passwörter, keine separate Benutzerverwaltung, kein zweites Identitätssilo, das gepflegt werden müsste. Wer in der Microsoft-Welt freigeschaltet ist, hat Zugriff – wer dort ausscheidet, verliert ihn automatisch.

Für Niedling & Partner heißt das: Die Plattform übernimmt die Identitätsregeln, die in jeder Kanzlei ohnehin schon gelten. Onboarding neuer Kanzlei-Mitarbeiter dauert keine Stunden, sondern Sekunden, weil das Microsoft-Konto bereits existiert und die Plattform es einfach anerkennt. Offboarding läuft genauso lautlos: Wird das Konto deaktiviert, ist auch der Plattform-Zugang weg – ohne dass jemand bei Niedling nachfassen müsste.

n8n

Über die DataFlow-Anbindung läuft n8n als zentrale Automatisierungs-Schicht zwischen der Plattform und allem, was sonst noch in der IT-Welt von Niedling & Partner und seinen Kanzleien existiert. n8n verbindet Datenquellen, triggert Workflows und liefert Ergebnisse zurück in die Plattform, wo sie als Auswertung oder Report sichtbar werden.

In der Praxis bedeutet das: Daten aus DATEV, aus Monitoring-Systemen, aus Drittsystemen werden eingesammelt, durch definierte Verarbeitungsschritte geschickt und landen am Ende als verständlicher Report dort, wo das Niedling-Team oder die Kanzlei sie braucht. Statt CSV-Exporten, Excel-Konsolidierungen und manuellen Aufbereitungen läuft die Datenstrecke automatisiert – einmal eingerichtet, immer wieder ausführbar.

Videokurs-Modul

Schulungen sind kein statisches Archiv, sondern eine personalisierte Lernstrecke. Niedling & Partner steuert für jede Kanzlei – und auf Wunsch für einzelne Anwender – welche Inhalte sichtbar sind, in welcher Reihenfolge sie ausgespielt werden und wann ein Kurs als Pflichtinhalt gilt.

Damit lässt sich das Niedling-Know-how zielgenau dorthin bringen, wo es gebraucht wird: Einsteigerkurse für neue Kanzlei-Mitarbeiter, Spezial-Module für erfahrene DATEV-Anwender, kanzlei-individuelle Schulungspfade für Kunden mit besonderen Anforderungen. Niedling sieht zentral, wer wo steht – die Kanzlei-Mitarbeiter sehen nur, was für sie relevant ist.

Autor: Ramona Golombiewski | DATEV-Consultant, Social Media Management